Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων & Ηλεκτρονικής Πρωτοκόλλησης
Το Archium DMS είναι μία σύγχρονη, ολοκληρωμένη πλατφόρμα Διαχείρισης Εγγράφων και Ηλεκτρονικής Πρωτοκόλλησης, σχεδιασμένη για οργανισμούς που απαιτούν ασφαλή, τυποποιημένη και πλήρως ιχνηλάσιμη διακίνηση διοικητικών εγγράφων.
Η πλατφόρμα καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο ζωής ενός εγγράφου — από τη δημιουργία Σχεδίου, τη ροή εγκρίσεων και τις ψηφιακές υπογραφές, έως την πρωτοκόλληση, τη διανομή και την αρχειοθέτηση.
Κύρια Χαρακτηριστικά
– Διαχείριση Χρηστών, Ρόλων & Δικαιωμάτων
- Πολυεπίπεδο και πλήρως παραμετροποιήσιμο σύστημα ρόλων.
- Σύνδεση χρηστών με Υπηρεσιακές Μονάδες (ΥΜ).
- Δυνατότητα πολλαπλών ρόλων ανά μονάδα.
- Αυτοματοποιημένος έλεγχος πρόσβασης ανά έγγραφο και διαδικασία.
– Ιεραρχική Διαχείριση Οργανογράμματος
- Υποστήριξη σύνθετων οργανικών δομών.
- Ιεραρχική οργάνωση μονάδων.
- Δυνατότητα εισαγωγής εικονικών μονάδων.
- Σαφής διαχωρισμός αρμοδιοτήτων και ροών εργασίας.
- Αποφυγή επικαλύψεων και πλήρης ιχνηλασιμότητα ενεργειών.
– Διαχείριση Μεταδεδομένων & Παραμετροποίηση
- Προσαρμοζόμενα μεταδεδομένα εγγράφων.
- Θεματική κατηγοριοποίηση.
- Διαβάθμιση ασφαλείας (Αδιαβάθμητο, Εμπιστευτικό, Απόρρητο κ.λπ.).
- Τυποποιημένα templates ανά είδος εγγράφου (αποφάσεις, εγκύκλιοι, ανακοινώσεις κ.ά.).
- Αυτόματη συμπλήρωση κρίσιμων στοιχείων (Αριθμός Σχεδίου, Αριθμός Πρωτοκόλλου, ημερομηνίες).
– Ροές Υπογραφών & Πίνακες Αποδεκτών
- Παραμετροποιήσιμες ροές εγκρίσεων.
- Δυνατότητα δημιουργίας προσωρινής ροής υπογραφής ανά έγγραφο.
- Διαδοχική ή ιεραρχική υπογραφή.
- Προσυμπληρωμένες λίστες για επαναχρησιμοποίηση.
- Διάκριση αποδεκτών:
- Προς Ενέργεια
- Προς Κοινοποίηση
– Πλήρης Διαχείριση Εγγράφων
- Δημιουργία Σχεδίου με έξι διακριτά μέρη (προμετωπίδα, κύριο κείμενο, υπογραφές, σφραγίδες, συνημμένα, παραρτήματα).
- Συσχέτιση σχετικών, βοηθητικών και συνοδευτικών εγγράφων.
- Παρακολούθηση κατάστασης (Σε Εξέλιξη, Προς Υπογραφή, Προς Διανομή).
- Διαχείριση Εισερχομένων και Εξερχομένων.
- Διαλειτουργικότητα με σύστημα ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
– Υποστήριξη Ηλεκτρονικών Υπογραφών
- Απλή Ηλεκτρονική Υπογραφή.
- Εγκεκριμένη Ψηφιακή Υπογραφή (σύμφωνα με eIDAS & Ν.4727).
- Διασύνδεση με ΚΣΗΔΕ.
- Καταγραφή ενεργειών (logs).
- Δημιουργία σελίδας “Πεδία Υπογραφών” με πλήρη στοιχεία ιχνηλασιμότητας.
- Υποστήριξη χρονοσήμανσης (TSA).
– Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο
- Ενιαίος Κεντρικός Αριθμός Πρωτοκόλλου.
- Ετήσια ανανέωση αρίθμησης.
- Διακριτή αρίθμηση ανά βαθμό διαβάθμισης.
- Κοινό πρωτόκολλο για εισερχόμενα & εξερχόμενα.
- Υποχρεωτική έγκυρη χρονοσήμανση.
– Διαχείριση Φακέλων
- Προσωπικοί και Τμηματικοί Φάκελοι.
- Ομαδοποίηση εγγράφων ανά υπόθεση.
- Συγκεντρωτική διαχείριση δικαιωμάτων.
– Διαχείριση Επαφών
- Προσωπικές & Εταιρικές Επαφές.
- Χρήση ως αποδέκτες ή καταχωρήσεις ατζέντας.
- Δυνατότητα παραμετροποιημένης πρόσβασης.
Οφέλη για τον Οργανισμό
✅ Απόλυτη ιχνηλασιμότητα ενεργειών
✅ Θεσμική συμμόρφωση με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο
✅ Μείωση χρόνου διεκπεραίωσης εγγράφων
✅ Ελαχιστοποίηση λαθών και επικαλύψεων
✅ Κεντρικός έλεγχος και διαφάνεια
✅ Ασφάλεια πληροφοριών υψηλού επιπέδου
Σε Ποιους Απευθύνεται
Το Archium DMS είναι ιδανικό για:
- Δημόσιους Φορείς
- Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης
- Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου ή Ιδιωτικού Δικαίου
- Μεγάλους οργανισμούς με σύνθετη διοικητική δομή